norma 3369

Esta norma establece los requisitos para la elaboración de sobres comerciales.

DEFINICIONES

Sobre: cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envió.
Destinatario: persona a quien va dirigido el contenido del sobre.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Etiqueta: rótulo que se adhiere al sobre.
Internlínea: distania vertical entre dos renglones. Por extención se le denomina renglón.
Logotipo: símbolo que identifica a una empresa.
Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una empresa natural o jurídica.
Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
Razón social: nombre que identifica a una empresa o a una institución.
Remitente: persona natural o jurídica que envía el contenido del sobre.
Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Tercio: cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre, de izquierda a derecha.
Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

CLASIFICACIÓN

De acuerdo con su aplicación comercial, se clasifican en:
Local
Nacional
Internacional

MODELOS

1- Para efectos de diagramación tiene tres zonas. En la zonas 1 y 2 se imprimen los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para uso de la oficina de correo.

2- Tiene dos zonas. En la zona 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para uso de la ofcina de correo. Si se emplea este modelo, se deben incluir en la zona1 todos los datos necesarios para la indentificación del remitente.

REQUISITOS

ZONAS

1-Espacio destinado par la ubicación de la razón social sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y NIT. Ocupa los dos primeros tercios, desde el borde superior.

2- Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, fax, teléfono, télex, NIT (opcional) dirección electrónica (E-mail) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior del sobre horizontalmente puede abarcar todo el ancho.

3- Espacio superior derecho que se deja libre para el uso del correo.

DISTRIBUCIÓN DE LOS DATOS EN EL SOBRE

PARTES

Para su distribución en el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen de la siguiente manera:

1- El tercio izquierdo se emplea para anotaciones tales como: CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, CONTIENE CINTA MAGNÉTICA, CONTIENE MUESTRAS, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del tercio.

2- El tercio central se utiliza para ubicar los datos destinatario.

3- El tercio derecho, es para uso exclusivo de la oficina de correo.

DATOS DEL REMITENTE

Se distribuyen según el modelo seleccionado y constan de: razón social, sigla, o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo, dirección, apartado, fax, teléfono, télex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad, país, y dirección electrónica (E-mail)

DATOS DEL DESTINATARIO

Los datos del destinatario se ubican centrad0s en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el tamaño del sobre, su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma personalizada; si es imposible obtener el nombre, se envía al cargo directivo responsable.

Estos datos se escriben a interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones, de la siguiente forma:

- Tratamiento título academico, con mayúscula inicial. Ejemplos: Señor, Señora, Doctor, Doctora, Licenciado, Ingeniero etcetera.

Nombre. Se ubican en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

Señor
LUIS CASTAÑEDA LONDOÑO

Señor
Juan Sebatián Rincon Páez

Cargo. Se escribe con mayúscula inicial.

Gerente General
Los cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica.

Empresa. Sea nota en la línea siguiente al cargo, con la denomicación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.

En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S. A. y otras que pueda contener la razón social.

Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución.

A. J. P. (Alberto Jiménes Pino)

Los acrónimos conformados por varias letras del nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Si se desean destacar, pueden digitarse en mayúscula sostenida.

SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)

Dirección o apartado. Se utiliza una de las dos.
La dirección consta una de las siguientes palabras: calle, carrera, avenida, transversal, diagonal o circunvalar entre otras, sin abreviar y con su respectivo número; a continuación el número de la puerta. Se dejan los dos espacios a máquina o tres en computador entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.) Se prescinde del signo número (#).

Los primero dígitos de la placa de la puerta corresponden a la calle, carrera y demás; los siguientes se refieren a la distancia en metros de la esquina de la puerta. Estos últimos se unen con guión (-).
Ejemplo:

Señora
Paola Tamayo Palacio
Jefa de Programa
Comercio y Servicios
Informática Ltda.
Carrera 30 50-20

En la línea de dirección, cuando sea necesario, se especifican claramente números o letras de oficina, piso, inferior, bloque, local, entre otros.
Si hay letras dentro de la nomenclatura, éstas se escriben en mayúscula, unidas al número, puesto que forman un solo componente.
Ejemplo: Calle 50A 40S-25

Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Este, Oeste, Bis o nombres, es indispensable escribirla en forma completa.
Ejemplo:
- Calle 12 1-17 Este,. Bloque C, oficina 505

Nota: Para asegurar la entrega del sobre, la dirección debe escribirse clara y completa de acuerdo con la nomenclatura de cada ciudad, preferiblemente separados con coma (,)
El apartado se anota como un solo número. En este caso no se escribe la dirección.

Ingeniero
José Miguel Cantillo Valencia
Jefa de Proyectos
Construcciones Ltda.
Apartado 50943

Destino. Puede ser local, nacional o internacional.
Local. Cuando el destino es la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la ciudad, de preferencia en mayúscula sostenida.
Ejemplo:

Licenciado
GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Calle 57 No. 43-19

Nacional. Cuando el destino es una ciudad diferente, pero dentro del mismo país, los nombres de la ciudad y del departamento se escriben separados por coma (,) y de preferencia, en mayúscula sostenida.
Ejemplo:

Doctor
FABIO ARIAS CAMPOS
Gerente General
Asesorías Financieras S.A.
Diagonal 44 A 41-74
SINCELEJO, SUCRE

Nota: La capital de Colombia siempre se identifica como Santafé de Bogotá D.C.

Internacional. Setienen en cuenta:
-La escritura de los datos, en el idioma oficial del país de destino o en inglés, a interlineación sencilla.
-El nombre del destinatario, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial.
-El país de desino, se anota en el mismo renglón de la ciudad o en el siguiente, dependiendo de la extensión de los datos, de preferencia, en mayúscula sostenida y en español para asegurar el despacho.
Mr, Ralph geere
General Manager
IBM Internacional
22 Marion Ave. Hartsdale
New York 10530
ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA

Nota: Para los sobres con ventanilla se deben seguir las indicaciones de la ntc 3393.

ASPECTOS GENERALES
- Se recomienda que el sobre oficio coincida en color, calida y diseño con la papelería.
- Se recomienda que los sobres de manila lleven impreso el membrete.
- Para el diseño de sobres grandes, se deben respetar las zonas, con la posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y verticales, en armonía con el tamaño.
- El tamaño del sobre, para envío de anexos, debe permitir guardados sin dobleces.
- Para una mej0r distribución en los sobres de manila, a partir del tamaño de la carta, se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio.
- La impresión o escritura de los datos tanto el remitente como del destinatario, en sobres de manila, puede hacerse en sentido vertical u horizontal. En este último caso se deja de solapa hacia el lado derecho.
- En las empresas que manejan el correo centralizado se recomienda escribir en el sobre, el nombre o código de la dependencia remitente, debajo de los datos de la zona 1.
- Cuando se utiliza servicios especiales de correo, se escribe el número telefónico del destinatario en el renglón anterior a la ciudad y el del remitente debajo de los datos de la zona 1.
- Al utilizar etiqueta, ésta se adhire centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda que tenga el tamaño apropiado para escribir los datos completos del destinatario. Si la extensión de las líneas sobrepasa el tamaño del rótulo, los datos se pueden agrupar.
- La solapa del sobre se sella por completo, cuidando que el pegante no se adhiera al documento que contiene. El sobre no debe cerrarse con grapas, ni elemento metálico alguno.

norma 3397

OBJETO

esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de memorandos.

concepto

memorando: comunicacion escrita de caracter interno de una empresa, que se utiliza para trasmitir informacion, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.

CLASIFICACIÓN

se clasifica en dos modelos que son:

1. bloque extremo: todas las lineas parten del margen izquierdo.

2. bloque: las lìneas de nùmero, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

requisitos

MÁRGENES

superior entre 3 cm y 4 cm.
inferior entre 2 cm y 3 cm
lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

encabezado de las pàginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

ZONAS

zona 1: espacio destinado para ubicar la razòn social o logotipo, en caso de tenerlo. sus medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

zona 2: espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario estampe el sello de registro o la fecha de recibido del documento.

DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO

a partir del margen superior, de dos a tres interlìneas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayùscula sostenida y centrada.

NÚMERO DE REFERENCIA

la numeraciòn es consecutiva segùn la establece el còdigo de comercio. le puede anteceder el còdigo de dependencia determinado por cada empresa. se escribe de dos a tres interlineas de la palabra MEMORANDO.

EJEMPLO.

0172

DRH-172

FECHA

los datos del nombre de la ciudad de origen y fecha de envìo se escriben de dos a tres interlìneas del numero de referencia y en forma completa, en orden de dìa, mes (en minuscula) y año sin separar con punto.

EJEMPLO.

Santafè de bogotà, 20 de agosto de 1997

ENCABEZAMIENTO

partes del encabezamiento:

PARA: a tres interlìneas de la fecha, contra el margen izquierdo, mayùscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del destinatario, con mayuscula inicial.

DE: a dos interlìneas, mayuscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del remitente, con mayuscula inicial.

ASUNTO: a dos interlineas, en mayuscula sostenida, seguida de dos puntos (:). al frente se anota la sìntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayuscula inicial.

nota: los vocablos PARA, DE y ASUNTO pueden ir impresos o digitados. la informacion correspondiente se tabula a dos espacios de la palabra asunto.

DELIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE

Se pueden presentar asi:

Alternativa 1.

Destinatario. tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente. nombre y cargo, separados por coma.

En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado del remitente y sólo aparece su firma. No se trata raya alguna para delimitar la firma.

EJEMPLO.

PARA: Doctora Alicia Garcia P., Secretaria General

DE: Guillermo Castro B., Director seccional

ASUNTO: Círculos de calidad

alternativa 2.

Destinatario. tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente . Cargo y dependencia o cargo.

En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

EJEMPLOS.

PARA: Señora Claudia Rodríguez O., Secretaria General

DE: Jefe Oficina Juridica

ASUNTO: Contrato 475

altenativa 3

Destinatario. Cargo y dependencia o cargo.

Remitente. Cargo y dependencia o cargo.

En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayùscula inicial y conservando el estilo elegido.

EJEMPLOS.

PARA: Jefe División

DE: Jefe de Contabilidad

ASUNTO: Ajustes al Presupuestos

EJEMPLO COMPLETO.

PARA: Doctor Germán A. Cifuentes P., Coordinador General de Información y Documentación

en Plásticos

DE: María Clara Calle Bernal, Secretaria General

EJEMPLO ABREVIADO

PARA: Dr. Germán A. Cifuentes P., Coordinador Gral. Inf. y Doc. Plásticos

DE: María Clara Calle B., Scretaria General

REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR

Si la persona a quien se dirige o quien remite, ocupa el cargo en forma provisional se hace la aclaración correspondiente escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra (E). Seguida de punto.

EJEMPLO.

PARA: Doctor Edgar Gómez Betancour, Rector

DE: Decano Facultad Ingenieria Civil (E)

ASUNTO

Constituye la síntesis del tema del memorando, expresada en máximo, cuatro palabras con mayúscula inicial.

TEXTO

Características

1. inicia de tres a cuatro interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una interlínea entre renglones y dos entre párrafos.

2. se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y córtes. se expresa en primera persona del singular o del plural.

3. en lo posible se trata de un solo tema por memorando.

4. en los memorandos se utiliza el tratamiento de usted.

5. es importante que el memorando no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

6. la presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

se tiene en cuenta lo siguiente:

- se pueden utlilizar páginas impresas con el ligotipo o razón social de la empresa o hojas en blanco.

- la calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

- el encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razon social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra la margen izquierda y el número de la página contra el margen derecho.

DESPEDIDA

Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo tanto en el estilo bloque extremo como estilo bloque. presenta dos alternativas:

con la expresión breve seguida de (,) o con frase de cortesía terminada en (.).

EJEMPLOS:

Atentamente,

Agradezco que trasmita esta información al personal de su dependencia.

nota:se usa una de las dos opciones.

REMITENTE

El nombre del remitente se escribe de cuatro a seis interlíneas de la despedida, con mayúscula inicial.

En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno debajo del otro o en pareja, en primer lugar el de mayor jerarquía.

LÍNEAS ESPECIALES

Anexos

a dos interlíneas del firmante se anota la palabra Aexos o Anexos, con mayuscula inicial suguida de dos puntos (:) . A dos espacios se anuncia la cantidad., de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo.

EJEMPLOS

Anexo: uno

Anexo: tres (15 hojas, 1 disquete)

Anexo: uno (cinco hojas)