norma 3397

OBJETO

esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de memorandos.

concepto

memorando: comunicacion escrita de caracter interno de una empresa, que se utiliza para trasmitir informacion, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.

CLASIFICACIÓN

se clasifica en dos modelos que son:

1. bloque extremo: todas las lineas parten del margen izquierdo.

2. bloque: las lìneas de nùmero, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

requisitos

MÁRGENES

superior entre 3 cm y 4 cm.
inferior entre 2 cm y 3 cm
lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

encabezado de las pàginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

ZONAS

zona 1: espacio destinado para ubicar la razòn social o logotipo, en caso de tenerlo. sus medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

zona 2: espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario estampe el sello de registro o la fecha de recibido del documento.

DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO

a partir del margen superior, de dos a tres interlìneas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayùscula sostenida y centrada.

NÚMERO DE REFERENCIA

la numeraciòn es consecutiva segùn la establece el còdigo de comercio. le puede anteceder el còdigo de dependencia determinado por cada empresa. se escribe de dos a tres interlineas de la palabra MEMORANDO.

EJEMPLO.

0172

DRH-172

FECHA

los datos del nombre de la ciudad de origen y fecha de envìo se escriben de dos a tres interlìneas del numero de referencia y en forma completa, en orden de dìa, mes (en minuscula) y año sin separar con punto.

EJEMPLO.

Santafè de bogotà, 20 de agosto de 1997

ENCABEZAMIENTO

partes del encabezamiento:

PARA: a tres interlìneas de la fecha, contra el margen izquierdo, mayùscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del destinatario, con mayuscula inicial.

DE: a dos interlìneas, mayuscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del remitente, con mayuscula inicial.

ASUNTO: a dos interlineas, en mayuscula sostenida, seguida de dos puntos (:). al frente se anota la sìntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayuscula inicial.

nota: los vocablos PARA, DE y ASUNTO pueden ir impresos o digitados. la informacion correspondiente se tabula a dos espacios de la palabra asunto.

DELIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE

Se pueden presentar asi:

Alternativa 1.

Destinatario. tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente. nombre y cargo, separados por coma.

En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado del remitente y sólo aparece su firma. No se trata raya alguna para delimitar la firma.

EJEMPLO.

PARA: Doctora Alicia Garcia P., Secretaria General

DE: Guillermo Castro B., Director seccional

ASUNTO: Círculos de calidad

alternativa 2.

Destinatario. tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente . Cargo y dependencia o cargo.

En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

EJEMPLOS.

PARA: Señora Claudia Rodríguez O., Secretaria General

DE: Jefe Oficina Juridica

ASUNTO: Contrato 475

altenativa 3

Destinatario. Cargo y dependencia o cargo.

Remitente. Cargo y dependencia o cargo.

En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayùscula inicial y conservando el estilo elegido.

EJEMPLOS.

PARA: Jefe División

DE: Jefe de Contabilidad

ASUNTO: Ajustes al Presupuestos

EJEMPLO COMPLETO.

PARA: Doctor Germán A. Cifuentes P., Coordinador General de Información y Documentación

en Plásticos

DE: María Clara Calle Bernal, Secretaria General

EJEMPLO ABREVIADO

PARA: Dr. Germán A. Cifuentes P., Coordinador Gral. Inf. y Doc. Plásticos

DE: María Clara Calle B., Scretaria General

REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR

Si la persona a quien se dirige o quien remite, ocupa el cargo en forma provisional se hace la aclaración correspondiente escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra (E). Seguida de punto.

EJEMPLO.

PARA: Doctor Edgar Gómez Betancour, Rector

DE: Decano Facultad Ingenieria Civil (E)

ASUNTO

Constituye la síntesis del tema del memorando, expresada en máximo, cuatro palabras con mayúscula inicial.

TEXTO

Características

1. inicia de tres a cuatro interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una interlínea entre renglones y dos entre párrafos.

2. se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y córtes. se expresa en primera persona del singular o del plural.

3. en lo posible se trata de un solo tema por memorando.

4. en los memorandos se utiliza el tratamiento de usted.

5. es importante que el memorando no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

6. la presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

se tiene en cuenta lo siguiente:

- se pueden utlilizar páginas impresas con el ligotipo o razón social de la empresa o hojas en blanco.

- la calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

- el encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razon social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra la margen izquierda y el número de la página contra el margen derecho.

DESPEDIDA

Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo tanto en el estilo bloque extremo como estilo bloque. presenta dos alternativas:

con la expresión breve seguida de (,) o con frase de cortesía terminada en (.).

EJEMPLOS:

Atentamente,

Agradezco que trasmita esta información al personal de su dependencia.

nota:se usa una de las dos opciones.

REMITENTE

El nombre del remitente se escribe de cuatro a seis interlíneas de la despedida, con mayúscula inicial.

En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno debajo del otro o en pareja, en primer lugar el de mayor jerarquía.

LÍNEAS ESPECIALES

Anexos

a dos interlíneas del firmante se anota la palabra Aexos o Anexos, con mayuscula inicial suguida de dos puntos (:) . A dos espacios se anuncia la cantidad., de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo.

EJEMPLOS

Anexo: uno

Anexo: tres (15 hojas, 1 disquete)

Anexo: uno (cinco hojas)